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Mejora tu productividad – Todoist

TodoistEmpezamos la semana hablando de una de mis aplicaciones preferidas, de las que se merecerían estar en el top 3 si hiciéramos una lista de esas tan geniales de “las X mejores aplicaciones que no puedes perderte, o que debes instalar, o que te van a cambiar la vida”, que tan de moda están últimamente y no faltan en cualquier blog que se precie. Esta app es para mi de las mejores no solo de productividad, sino en general.

Desde hace ya una buena temporada, y debido en parte a mi maravillosa poca memoria y geniales despistes, he estado dedicando tiempo a probar nuevas técnicas o hábitos para intentar mejorar un poco mi productividad, o mejor dicho, intentar que no se me olviden tantas cosas que tenía que hacer.

Después de probar numerosas aplicaciones, trucos y sistemas de GTD (Getting Things Done, de lo que puede que hablemos en otra ocasión), llegué a dar con Todoist. Al principio pensé que acabaría como las demás -dejando sitio a la siguiente-, pero después de relativamente poco tiempo se ha convertido en imprescindible.

Aclaración: En esta entrada hablaremos solo por encima de lo que nos ofrece Todoist ya que posiblemente le dediquemos varios artículos; es imposible meter en uno solo, sin que se llegue a hacer largo y tedioso, todo lo que puede dar de si.

Simple no es limitado

Esta afirmación (que ni es afirmación ni es nada, es algo que se me ha ocurrido para describir este apartado) le viene perfecta a Todoist, ya que de primeras parece una aplicación realmente sencilla, como si de una simple lista se tratara, pero cuando empiezas a probarla te das cuenta de que su potencial es tal que puede llegar a sorprender. La ventaja, que no tienes porque usar todo lo que ofrece si no lo necesitas.

Para empezar, Todoist, a diferencia de muchas otras aplicaciones para tareas, no se basa en listas como tal sino que lo hace en proyectos aunque su funcionamiento siga los mismos esquemas, y los detalles y diferencias lo detallaremos un poco más adelante.

Su funcionamiento es igual que cualquier otra aplicación: creamos los proyectos que queremos y añadimos a ellos las tareas que sean necesarias. En la siguiente captura podéis ver una visión general de la aplicación para Windows, aunque tanto la versión web como la de Mac son idénticas.

Todoist_principal

 

Como podemos ver, en la parte izquierda tenemos la lista de nuestros proyectos y a la derecha las tareas, y se muestran solo las del proyecto/sub-proyecto que hemos seleccionado. Y poco más, en esta ventana está todo lo que podemos hacer con Todoist. Simple, pero efectivo.

Los proyectos

Todoist_proyectosPara crear proyectos podemos hacerlo pulsando sobre “+ añadir proyecto“, que encontramos siempre al final de la lista de los mismos. Le damos un nombre, le asignamos un color (si nos interesa) y listo, ya lo tenemos preparado para ir añadiendo cosas. La gracia de estos proyectos es que pueden anidarse, lo que nos permite determinar que un proyecto depende o pertenece a otro, incluso con más de un nivel.

Esto es realmente útil por 2 motivos: uno es poder “cerrar” y ocultar de golpe un buen puñado de proyectos, y el otro es que si seleccionamos el proyecto principal, en la lista de tareas veremos las que hay asignada a este ya todos sus proyectos internos, cosa que no pasa con algunas otras aplicaciones, y creedme que es muy, muy interesante.

Para asignar un proyecto a otro es tan sencillo como arrastrar el primero “dentro” del segundo, o podemos aplican un “sangrado” en el momento de crearlo como podéis ver en la imagen, y para cambiar el color pulsamos sobre el punto gris para mostrar los disponibles y elegir el que más nos interese.

Las tareas

Pasando a las tareas, que son el núcleo de cualquier aplicación de este estilo, decir que tratar con ellas es realmente fácil, pero se vuelve aún mucho más fácil y rápido cuando sabes cómo usarlas. Veamos algunos ejemplos.

Todoist_tareas

Para crear una tarea tenemos 2 formas básicas: la primera es desde el botón “+” que encontramos en todo momento en la parte superior de la aplicación, lo cual nos abre un diálogo para añadir el nombre de la tarea y elegir un proyecto, aunque por defecto nos la añade al proyecto que esté seleccionado en ese momento. La otra forma es desplazarse al final de la lista en un determinado proyecto y pulsar “+ añadir tarea“, al igual que hacíamos con los proyectos, lo que la añade automáticamente al mismo.

En cuanto a las opciones extras “básicas” de creación de una tarea, le podemos indicar una fecha de vencimiento, pero una vez creada, podremos añadir comentarios o asignar una prioridad.

Y ya está, con estos dos sencillos conceptos (los mismos que cualquier otra aplicación, en resumidas cuentas, pensaréis) ya podemos usar Todoist. Pero, ¿por qué hablo tan bien de ella si tiene, a primera vista, lo mismo que las demás? Os lo intento resumir.

Escritura natural, filtros personalizables, etiquetas, conexión con otros servicios…

Empecemos por las etiquetas, para no ir por orden, y porque hay que remarcar un pequeño detalle: éstas solo están disponibles para cuentas Premium, y es cierto que puede ser una putada, pero cuesta menos de 25€ al año, y merece mucho la pena esa pequeña inversión (no solo por las etiquetas).

Todoist_etiquetasLas etiquetas son el complemento perfecto para nuestras tareas, ya que nos permiten “filtrar” tareas dentro de un mismo proyecto, o juntar varias de diferentes; todo depende de como las usemos. Para añadirlas basta con poner una @ seguido del nombre de la etiqueta (@etiqueta), y al igual que los proyectos podemos asignarles diferentes colores, lo que unido al fondo blanco que tiene la aplicación hace que sea realmente rápido y fácil distinguir de un vistazo cada tipo de tarea. Encontramos la lista de etiquetas en la parte lateral, junto a los proyectos.

Los filtros personalizados, por su parte, son extremadamente potentes, y os voy a intentar dar algunos ejemplos: tenemos diversos proyectos, con diversas tareas y varias etiquetas, algunas con una fecha de vencimiento y otras no, y así un largo etc. Pues bien, podemos crear un filtro que nos muestre las tareas que van a vencer dentro de 4 días, que correspondan sólo a unos determinados proyectos, con una determinada prioridad, 2 etiquetas concretas y, además, las que se deban realizar sólo los jueves.

Todoist_filtros

Un lío, ¿verdad? Lo he complicado mucho, cierto, pero es para dar una idea de que los filtros casi no tienen límite, y además entienden operadores lógicos; lo mejor, se pueden guardar para futuras búsquedas. Por supuesto, podemos crear filtros mucho más sencillos, como mostrar tareas atrasadas, las que NO tienen fecha de vencimiento (muy útil), etc. Los filtros los tenemos también en el lateral izquierdo, junto a los proyectos y etiquetas.

Lo de la escritura natural es ya el summum, con todas sus letras. Si cuando añades una tarea quieres añadir también una fecha, como suele ser habitual, hacerlo “en dos pasos” (darle un nombre y seleccionar una fecha) no es nada realmente complicado, pero hay una forma más sencilla: “Llevar el coche al taller el miércoles a las 10”. Listo, ya tenemos nuestra tarea creada con el nombre “Llevar el coche al taller”, con fecha para el miércoles a las 10 de la mañana. Y esto, al igual que con los filtros, tiene mucho potencial; podemos, por ejemplo, escribir “regar las plantas cada día a las 22:00”, y se creará una tarea recurrente cada día a las 22:00, otros ejemplos serían “X tarea cada miércoles y viernes a las 17:00”, “… cada 3 días empezando el próximo lunes”, “… cada lunes hasta el 22 de Junio”, etc, etc, etc. Como extra, decir que los días no hace falta escribirlos enteros, con poner mie ya entiende miércoles, por ejemplo; igual con los meses.Todoist_escritura_natural

Pero lo que le da realmente el potencial es la conexión con muchos otros servicios, como por ejemplo IFTTT (del cual también hablaremos en futuros artículos), que nos permite crear tareas de forma automática en función de determinadas situaciones. Por ejemplo, podemos añadir una tarea cuando tenemos una llamada sin contestar y que nos recuerde devolver la llamada depués de un tiempo que le hayamos indicado, cuando recibimos correos de cierto remitente, cuando marquemos correos como importantes o cuando añadamos citas a nuestro calendario (con esto podemos enlazar con el primer artículo de productividad que hicimos hace unas semanas, y empezamos a ver lo que podemos llegar a hacer).

… y el Karma

Sí, karma, así es como Todoist te “recompensa” por completar tareas y hacer lo que tenías que hacer. Parece una chorrada, pero la verdad que es un punto que tiene su punto (…perdón…).

Todoist_karmaEl sistema de Karma nos da puntos por completar tareas, añadirlas, usar opciones avanzadas como escritura natural o recordatorios, añadir comentarios o archivos a nuestras notas, etc. Tenemos una clasificación que nos otorga un rango en función de los puntos que tenemos, y aunque al principio se sube rápido, cada vez es más difícil aumentarlo (cosa perfectamente lógica).

Aunque a mucha gente le abruma o le estresa el hecho de tener que anotar, listar o gestionar este tipo de aplicaciones, a otra (como yo) le facilita mucho el día a día. Intentar organizarnos de esta manera no es algo que se pueda hacer de un día para otro, y requiere de un periodo de adaptación y costumbre (como bien indicamos en el primer artículo). Debemos usarlas por lo menos unas cuantas semanas a partir de que ya estemos mentalizados y preparados para intentar probar estas técnicas, y si hablamos de aplicaciones como Todoist, más aún debido a la cantidad de posibilidades que ofrece.

Todoist_karma2

Yo no puedo más que recomendaros que, si estáis dispuestos a intentar probar alguna app de tareas para empezar a organizar vuestras cosas, le deis una oportunidad a Todoist, y la probéis con calma, porque seguro que os va a sorprender.

Añadir que tienen aplicación para Android, iOS, Windows, Mac, Android Wear, Apple Watch y extensiones para Chrome, Firefox, Gmail y Outlook. Casi nada.

PD: No, ni me pagan ni trabajo para ellos, simplemente si algo me gusta, valoro el trabajo bien hecho, y qué menos que compartirlo.

Web: Todoist

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