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Gestiona cuentas de correo externas desde GMail usando alias

Aunque muchos se preguntarán para qué necesitamos tener múltiples cuentas de correo electrónico, si con una es más que suficiente, no hace falta ser un “friky” de internet para terminar manejando más de una cuenta y al final muchos nos encontramos con la “incomodidad” de tener que manejar dos o más. Por ejemplo, aquel nombre que decidiste que era buena idea para tu cuenta hace unos años, “demigranciainsaid…@….com” o “setrascalamagedia…@…com“, es probable que te haga plantearte si queda bien en tu currículum a la hora de buscar trabajo, así que, o te olvidas de tu cuenta antigua y te creas una nueva para todo, o mantienes ambas (porque seguramente no sólo tus amigos tienen esa cuenta sino que es con la que estás registrado en redes sociales, etc). Pero entonces ¿es necesario estar abriendo las dos cuentas para revisar los correos?.

Alias_000_GMail

Para leerlos no, porque puedes hacer que una cuenta, por ejemplo “trabajo@…com” redirija los correos a la otra, “personal@…com”, pero ¿qué pasa si quieres contestar?, que no te queda otra que hacerlo desde cada cuenta… salvo que puedas usar “Alias”.

Los alias permiten que puedas contestar desde una cuenta haciendo que figure como remitente otra distinta, o lo que es lo mismo, puedes no sólo hacer que todos los correos lleguen a “personal@…com”, sino que además puedes responder desde allí eligiendo si el remitente va a ser la cuenta personal o la del trabajo.

REDIRIGIR CORREOS PARA SU LECTURA

El primer paso evidentemente es redirigir el correo desde la cuenta en la que lo recibes, trabajo@…com, a la cuenta desde donde quieres leer todo, personal@…com, y los pasos para configurarlo dependerá de donde tengas alojada tu cuenta de correo, aunque la mayoría de servicios permiten hacerlo.

En el caso de GMail es tan sencillo como acudir a la Configuración (la rueda dentada) en la propia página de GMail (lo especifico porque la mayoría de opciones sólo pueden ser configuradas desde GMail aunque una vez hecho podremos usarlas también desde Inbox).

Configurando el reenvío de correo en GMail

Una vez dentro, en la pestaña “Reenvío y correo POP/IMAP” podremos añadir las direcciones de reenvío que queramos e incluso crear filtros para que sólo determinados correos se reenvíen a la dirección que escojamos. Algo que también podremos configurar desde la pestaña de “Filtros y direcciones bloqueadas” donde podríamos crear diversos filtros y aplicar a los correos que los cumplan la acción de ser reenviados.

(GMail enviará un código de verificación a la cuenta que queramos configurar para que reciba nuestros correos, código que tendremos que introducir en nuestra configuración).

USO DE ALIAS PARA RESPONDER

Ahora nos dirigiremos a la cuenta desde donde queremos responder, personal@… y en la configuración elegiremos la pestaña “Cuentas e Importación” y dentro del apartado “Enviar mensajes como” veremos nuestra propia cuenta pero también que podemos añadir otra dirección nuestra.

Alias_002_EnviarComo

Al seleccionar la opción se nos abrirá una nueva ventana donde podremos especificar el nombre y la cuenta que queremos que figure como remitente tras lo que se enviará un correo con un código de verificación a esa cuenta para comprobar que sea tuya no vaya a ser que te dé por empezar a enviar mensajes en nombre de otra persona sin su aprobación…

Alias_003_NombreMail

Os habréis fijado en que podemos seleccionar, o no, una opción llamada “Tratarlo como un alias” y aunque es lo que queremos hacer porque se trata de gestionar nuestras propias cuentas hay ocasiones en que se puede dar el caso de que no sólo queramos enviar mensajes desde la cuenta personal usando como remitente la de trabajo sino que es posible que tengamos que gestionar la cuenta de otra persona y contestar en su nombre (con su permiso). Algo que Google nos explica así:

Juan es el asistente personal de María. A menudo tiene que enviar correo electrónico en nombre de María y utiliza Enviar mensaje como para enviar correos electrónicos con su cuenta juan@tuempresa.com como si fuera María desde su cuenta maria@tuempresa.com. Como Juan y María se suelen enviar correo electrónico, a Juan le resulta muy lioso encontrar como no leídos en su etiqueta Recibidos los correos que le envía a María. Asimismo, cuando Juan responde a los mensajes de María, en el campo Para: aparece la dirección de correo electrónico principal de Juan.

En este caso, Juan debería desactivar el ajuste predeterminado Tratar como un alias. Al desactivar este ajuste, los correos electrónicos que Juan envía a María aparecerán en Enviados de Juan, pero no en su bandeja de entrada. Asimismo, cuando escriba una respuesta a un mensaje de María, en el campo “Para:” se mostrará la dirección de correo electrónico principal de María.

Una vez verificado, si la cuenta que queremos que figure como remitente pertenece a GMail todo se habrá configurado automáticamente, pero si no es el caso y estamos hablando de una cuenta de otro servicio deberemos indicar los datos del servidor de salida SMTP de ese servicio, el puerto, el nombre y la contraseña de acceso.

Alias_004_AliasExternos

APLICACIONES WEB Y ANDROID PARA USAR LOS ALIAS

Alias_005_InboxAndroidComo he indicado antes para configurar los alias, las redirecciones, etc tendremos que acudir a la página de configuración de GMail, o lo que es lo mismo, el correo “clásico” de Google. Sin embargo una vez configurados estos ajustes podremos hacer uso de ellos tanto desde GMail como de Inbox, y tanto desde la aplicación web como desde las aplicaciones para Android (Outlook para Android también permite configurar el uso de Alias). No he podido probarlo sin embargo en iOS así que si alguien me lo puede confirmar…

Para hacer uso de la función sólo tendremos que pulsar en el campo “De:” con lo que se nos abrirá un desplegable con los alias que hayamos configurado (y si es en Android con los Alias y el resto de cuentas que tengamos configuradas).

Seguramente, y hasta que os acostumbréis, la función “Deshacer el envío” se convertirá en una buena aliada para esos mensajes que enviéis antes de daros cuenta de que no habéis cambiado vuestro remitente.

EXTRA. USAR DISTINTAS FIRMAS PARA CADA ALIAS

En GMail, en su versión web, y sólo ahí, es posible no sólo activar firmas para vuestros correos sino que es posible asignar una firma distinta para cada Alias.

Para ello volveremos a la Configuración y en la pestaña “General” bajaremos hasta encontrar el apartado correspondiente.

Alias_006_Firmas

 

 

 

Ahí podremos configurar una firma para cada dirección, tanto la principal como las que hayamos configurado como Alias y que se aplicarán automáticamente cuando cambiemos el remitente. Pero repito, sólo podremos usar esta opción desde GMail en su versión web porque tanto en Inbox como en las aplicaciones para Android aunque hayamos configurado más firmas sólo se adjuntará la de la cuenta principal si es la que usamos como remitente mientras que si usamos un Alias no se adjuntará ninguna firma (por el momento).

Si te queda alguna duda dentro de GMail también tienes una sección de Ayuda bastante completa que incluye Como enviar correos desde otra dirección o aliasAdministrar el comportamiento de una cuenta de “Enviar mensaje como” con la configuración “Tratar como un alias”.

Seth

Seth

Gatoflauta protestón incorregible, friki en mi tiempo libre, friki en mi tiempo ocupado, y a una cámara pegado. Android, privacidad, obsesiones tecnológicas y políticas, y escritura por desahogo. "Normal" sólo a veces.
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