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Mejora tu productividad – El calendario

ProductividadLos dispositivos móviles se han introducido en nuestro día a día de una forma tan sutil como agresiva, y por ello puede que muchas de las posibilidades que nos ofrecen (o nos pueden ofrecer) hayan pasado desapercibidas o no hayan llegado a tantos usuarios.

El uso más común que le damos hoy en día a un teléfono móvil (conocido también como “Smartphone”) es el de la comunicación, aunque no de la forma tradicional para el que fue creado; las llamadas y los SMS han dejado paso a la mensajería instantánea como forma de comunicación por antonomasia. Ahora no “se llama”, se “envia un WhatsApp”.

Pero dejando de lado esta pequeña introducción que poco o nada tiene que ver con el artículo, tenemos otros usos igual de útiles -sino más- que para comunicarnos. Hablamos de la tan conocida por unos, y tan poco por otros, productividad.

Éste quiere ser el primero de una serie de artículos en los que hablaremos un poco sobre como sacarle más provecho a nuestro móvil, ordenador o servicio web para ser un poco más “eficientes” en nuestro día a día con el uso de diversas aplicaciones. Nótese el entrecomillado en el término eficiente, pues esto es algo que depende mucho de cada persona, pero sí que en terminos generales podemos decir que nos puede ayudar, al igual que lo han hecho las agendas o libretas tradicionales durante tantos años -y que dudo que lleguen a desaparecer-.

¿Qué es eso de la productividad?

ProductividadMuchos seguro que conocéis el término, pero empezaré diciendo que no soy ningún experto en la materia; más bien me gusta el tema y he dedicado algunas horas a indagar en el asunto.

Podemos resumir la productividad como la cantidad de trabajo realizado/completado en función del esfuerzo/tiempo invertido. O en otras palabras, cuantas tareas hemos hecho hoy/esta semana/etc. Esto no se limita únicamente a la gente de negocios, empresarios o secretarios, y de primeras puede parecer que estar pendiente de cuánto hemos “trabajado” a parte de nuestro trabajo en sí no sea algo que nos apetezca mucho, pero os aseguro que si sabéis aprovecharlo, lo agradeceréis.

¿A quien no se le ha olvidado comprar algo de camino a casa, enviar ese correo, o incluso regar las plantas? Y si a eso le añades, por ejemplo, tareas de la universidad, citas que te dan a semanas o meses vista, o cosas periódicas que debemos realizar, pueden llegar a ser muchas tareas a lo largo del día, lo cual es muy probable que se nos olvide alguna, o digas eso de “ya lo haré mañana” (conocido como procrastinación. Sí, tiene termino propio). Ahí es donde el móvil entra en juego, ya que un 99% de la gente lo consulta a cada pocas horas (o minutos).

Hay muchas aplicaciones o maneras de apuntarnos las cosas: hay quien usa las notas del móvil para ir anotando (valga la redundancia) sus cosas, y que le funciona a mucha gente, aunque si podemos usar aplicaciones destinada para tal fin, mucho mejor. Tenemos Todoist, Trello, Wunderlist, Evernote, Tasks… Hay montones de ellas tanto en Play Store como en App Store, y es imposible nombrarlas o analizarlas todas, pero sí que hablaremos en próximos artículos de algunas de ellas, analizándolas una a una, para que podáis ver lo que nos pueden ofrecer.

Pero mientras, os podemos dar algunos consejos o trucos para que aún sin ninguna aplicación de este tipo, y usando tan solo lo que de por sí nos ofrece nuestro móvil, podáis empezar a aprovecharlo para estos menesteres.

El calendario, una gran utilidad que mucha gente ignora

Google CalendarSí, el calendario nos sirve para ver en qué día nos encontramos o para ver cuánto falta para el cumpleaños de alguien, pero también nos puede servir para anotar ahí fechas importantes, citas, reuniones o entregas a realizar.

Muchos de vosotros tenéis cuenta de Google, y por extensión Google Calendar, así que ya tenéis una herramienta realmente potente (que será la que trataremos en esta entrada). Las ventajas son la sincronización con cualquier dispositivo, por lo que tendremos acceso a él desde cualquier lugar con una conexión a Internet. Ahí podemos anotar días y horas de cosas por hacer, añadiendo si lo deseamos recordatorios 2 días, 1 semana o 10 minutos antes, a gusto del consumidor. Lo único que nos faltará será coger la costumbre de consultarlo de vez en cuando, al igual que consultamos nuestro correo o Facebook.

En Android tenemos un Widget que nos permite, sin tener que abrir la aplicación, consultar todas nuestras tareas de los próximos días, lo que nos da una visión muy rápida de lo que tenemos o tendremos que hacer, para actuar en consecuencia. En iOS no tenemos widgets de escritorio, pero sí que los añadieron a la barra de notificaciones, por lo que desde ahí también se puede consultar. No he probado el calendario de Apple por compatibilidad, ni el de Outlook, aunque puede que sean útiles igualmente, lo que desconozco todas sus funciones.

Cómo aprovechar Google Calendar

Calendar_muestraPara empezar, el calendario de Google (como cualquier otro del mismo estilo) nos permite crear diversos calendarios a parte del nuestro principal. Esto nos permite poder separar todo lo que vayamos añadiendo, por lo que podemos dejar el nuestro para cosas personales, e ir creando un calendario para el trabajo, otro para reuniones, otro para deporte, etc. Además, cada calendario puede tener un color asignado, por lo que nos será muy cómodo saber de un vistazo el tipo de tarea.

Para crear un nuevo calendario es tan sencillo como ir a la barra lateral izquierda y pulsar la flecha que hay junto a “Mis calendarios” para desplegar el menú que nos permite crear uno nuevo. Ahora tan solo hay que ponerle un nombre y listo, el resto de opciones no es necesario tocarlas, pero si queréis podéis revisarlas, aunque ya serían más para “usuarios avanzados”.

Ya tenemos nuestro nuevo calendario, ¿y ahora?. Para añadir una nueva tarea/cita lo haremos pulsando el botón grande y rojo que está arriba a la izquierda, llamado “Crear”.

Calendar_nuevo_calendario_y_entradaDesde aquí podemos añadir el nombre de nuestra tarea (Veterinario, por ejemplo), e indicar un día y hora. Por defecto la duración de las entradas del calendario son de 1 hora, pero se pueden modificar desde las opciones generales o en las opciones de la tarea. Luego hay que indicar a que calendario pertenece, y guardar los cambios. El resto de campos, nuevamente son opcionales y para usos más avanzados.

Calendar_nueva_entradaCon esto ya tenemos nuestra primera tarea creada. Fácil, ¿verdad?

Dependiendo de la cantidad de tareas que tengáis, os interesa tener una vista u otra de vuestro calendario, para que así os sea más cómodo. Esto se elije desde la parte superior, donde hay unos botones que nos permiten cambiar entre vistas (Día, Semana, Mes…).

Calendar_vistaY con esto ya tenéis un primer paso para empezar a aprovechar mejor el calendario. Evidentemente, estos son usos muy básicos, pero para empezar no se necesitan más. En caso de que sea necesario o lo creyéramos conveniente, ya haríamos otro artículo más profundo con todas (o casi) las opciones y posibilidades que ofrece Google Calendar, pero eso nos llevará muchas palabras que escribir.